Documentele sunt răspândite în emailuri, foldere locale și laptopuri. Nimeni nu știe care versiune e actuală.
SharePoint centralizează documentele într-o bibliotecă structurată, cu acces controlat și căutare rapidă.
Aceleași fișiere circulă în mai multe versiuni prin email. Echipele pierd timp căutând ultima variantă.
Fiecare document are o singură versiune activă, cu istoric complet de modificări și posibilitatea de a restaura versiuni anterioare.
Nu e clar cine poate vedea, edita sau distribui fișierele sensibile, ceea ce creează riscuri și confuzie.
Permisiunile bazate pe roluri definesc exact cine poate accesa, edita sau administra fiecare document și folder.
Aprobările, cererile și procesele sunt urmărite manual prin email și Excel.
Workflow-urile automate fac fiecare pas vizibil, trasabil și clar atribuit, de la cerere până la finalizare.
SharePoint, intranetul și workflow-urile digitale sunt trei straturi care se construiesc unul pe celălalt. Iată cum se integrează.
Platforma de bază pentru stocarea, organizarea și securizarea documentelor, listelor și informațiilor companiei într-un singur loc.
Administrează documente și liste
Controlează accesul la informații
Păstrează istoricul versiunilor
Un portal construit pe SharePoint unde echipele găsesc documente, proceduri, anunțuri și resurse, organizate pe departament, proiect sau activitate.
Pagini pentru echipe și departamente
Structură logică pentru acces rapid
Punct unic de intrare către documente și procese
Cereri, aprobări și procese interne gestionate pas cu pas, cu responsabilități clare, reguli definite și status vizibil.
Fluxuri de lucru pentru cereri și aprobări
Managementul contractelor
Comunicare internă
Documente organizate pe echipă, proiect și departament
Biblioteci structurate cu convenții clare de denumire
Căutare rapidă în tot conținutul companiei
Editare simultană în Word, Excel și PowerPoint
O singură versiune activă. Fără duplicate, fără conflicte
Fără atașamente pierdute sau predări manuale de fișiere
Permisiuni bazate pe rol și pe echipă
Niveluri clare de acces pentru documente, foldere și spații de lucru
Audit complet pentru accesări și modificări
Acces din browser și de pe mobil
Disponibil pentru echipe distribuite, hibride și remote
Workflow-uri de aprobare și cereri
Notificări și remindere automate
Status vizibil pentru fiecare pas al procesului
Anunțuri ale companiei publicate într-un singur loc
Update-uri de echipă și noutăți pentru departamente specifice
Acces rapid la cele mai recente informații ale companiei
Nu doar configurăm SharePoint. Îl proiectăm în jurul modului real de lucru al echipei tale.
Definim structura: hub-uri, site-uri, biblioteci, liste și convenții de denumire, astfel încât conținutul să fie organizat logic și ușor de găsit din prima zi.
Configurăm co-editarea în timp real, eliminăm duplicarea versiunilor și activăm accesul securizat pentru echipele remote și distribuite.
Definim rolurile și nivelurile de acces, configurăm politici pentru documentele sensibile și activăm auditarea accesărilor și modificărilor.
Structurăm procesele direct în platformă, cu pași definiți, responsabilități clare și vizibilitate asupra fiecărei cereri și aprobări.
Contractele și documentele asociate sunt centralizate într-un spațiu securizat cu urmărirea versiunilor.
Echipele văd responsabilitățile, termenele și primesc remindere înainte de expirări sau reînnoiri.
Un registru clar de acces arată cine are acces la ce documente, la ce nivel.
Mai ușor de verificat, actualizat și aliniat cu rolurile interne.
Anunțurile companiei, update-urile de echipă și documentele interne publicate într-un singur loc, ajungând la departamentul potrivit sau la toată compania.
Cererile recurente, aprobările și verificările interne urmează pași standardizați cu status vizibil, adaptați structurii companiei tale.
Angajații noi primesc acces, instrumente și informații printr-un proces structurat.
Angajații care pleacă parcurg un offboarding controlat, cu pași clari pentru retragerea accesului și predarea cunoștințelor.
Începem cu o discuție practică despre cum gestionează echipa ta documentele, accesul, comunicarea și procesele zilnice în prezent.
Pe baza a ceea ce aflăm, propunem o structură clară de SharePoint și intranet: site-uri, biblioteci, liste, permisiuni și workflow-uri, adaptate echipelor și departamentelor tale.
Construim structura agreată, configurăm accesul, organizăm documentele existente și pregătim spațiile de lucru pentru echipe și procese interne.
Oferim suport echipei tale pe parcursul tranziției, ajustăm structura unde e necesar și ne asigurăm că platforma funcționează cum trebuie în activitatea zilnică.
.svg)
